その業務、本当にAIが必要ですか？

最近、「うちもAIで何かできないか」というご相談をいただくことが本当に増えました。

ニュースを見ても、取引先と話しても、AIの話題が出ない日はほとんどありません。「周りが使い始めているのに、うちだけ取り残されるんじゃないか」。そんな焦りを感じている経営者の方も多いと思います。

その気持ちはよくわかります。ただ、お話をじっくり聞いていくと、実はAIを使わなくても解決できる、というケースが少なくないんです。

今日は、AIを検討する前に一度立ち止まって考えてほしいことを、開発会社の立場から書いてみます。

AIの前に、3つのことを疑ってみる

AIの導入を考える前に、私はいつも次の3つを順番に確認しています。

1つ目は、その業務自体をなくせないか。

「この作業を効率化したい」と言われたとき、そもそもその作業がなぜ必要なのかを考えてみます。昔からの慣習で続いているだけの報告書や、誰も見ていない集計表は、意外とどの会社にもあるものです。なくせるなら、それが一番の効率化です。

2つ目は、ルールや手順を変えるだけで済まないか。

ミスが多い、時間がかかる、という悩みの原因が、仕組みではなく「決まりごとがあいまいなこと」にある場合もあります。担当者ごとにやり方が違う、確認する人が決まっていない。こういう問題は、ルールを決め直すだけで解決することが多いです。

3つ目は、今あるツールや簡単な仕組みで足りないか。

すでに使っている表計算ソフトや業務ツールの機能を少し活用するだけで、十分なこともあります。新しいものを入れる前に、手元の道具を見直してみる価値はあります。

この3つを通ってもまだ課題が残るなら、そこで初めてAIの出番です。

AIが向いている業務、向いていない業務

AIにも得意・不得意があります。ざっくり分けると、こんなイメージです。

向いているのは、たとえば次のような業務です。

• 議事録や日報などの文章の要約
• 営業メールや社内文書の下書き
• 問い合わせの一次対応
• 社内マニュアルや大量の資料の整理・検索

逆に、向いていないのは次のような業務です。

• 毎回まったく同じ結果が求められる処理
• 請求金額の計算など、ミスが許されない計算

ポイントは、AIは「だいたい合っている」ものを素早く出すのが得意だということです。人が最後に目を通す前提の作業とは相性がいい。一方で、1円のズレも許されない処理は、昔ながらの決まった手順で動くシステムのほうが確実です。

AIを入れてもうまくいかない、よくあるパターン

AIに限らず、新しいツールの導入がうまくいかないときには共通点があります。

目的があいまいなまま始めてしまう。

「何かに使えそうだから」で始めると、何をもって成功とするかが決まりません。

現場が使わない。

経営者が乗り気でも、実際に使う人が必要性を感じていなければ、だんだん使われなくなります。

効果を測っていない。

導入前と後で何が変わったのかを見ていないので、続けるべきかやめるべきかも判断できません。

よくある例をいくつか挙げてみます。

ひとつは、問い合わせ対応をAIで自動化しようとしていたケースです。よく調べてみると、同じような質問が何度も来ていただけでした。よくある質問のページを整えて、問い合わせフォームの項目を見直したら、問い合わせの件数そのものが減った。AIを入れるより、ずっと早くて安い解決でした。

もうひとつは、Excelへの二重入力です。同じ内容を複数のファイルに転記していたので、ミスも手間も多い。これも入力する場所を1か所にまとめるだけで、転記ミスも作業時間も減りました。

逆に、「とりあえず入れてみよう」とツールを導入したものの、誰がいつ使うのかが決まっていなかった、という例もよく聞きます。最初の数週間は触ってみるけれど、気づけば誰も開かなくなっている。もったいない話ですよね。

私が最初に聞くのは「AIを使うかどうか」ではない

こうした背景もあって、私はご相談を受けたとき、AIを使うかどうかの話から入らないようにしています。

最初にお聞きするのは、「その業務は何のためにやっているのか」「今、どんな手順で進めているのか」です。

目的と手順がはっきりすれば、どこに無駄があるのか、どこが本当に困っているのかが見えてきます。その上で、AIが効きそうならAIを提案しますし、ルールを変えるだけで済みそうならそうお伝えします。

開発会社としては、作るものが大きいほうが売上にはなります。それでも、必要のないものを作ってしまうのは、お客さまにとっても私たちにとっても良いことではないと思っています。

AI導入を考えるときの順番

まとめると、私がおすすめしている順番はこうです。

1. 業務の棚卸しをする（どんな業務が、誰によって、どれくらいの時間で行われているか）
2. 無駄を省く（なくせる業務、減らせる手順を見つける）
3. 仕組みを整える（ルールを決め、データや入力の場所をそろえる）
4. そのうえで、AIを入れる

遠回りに見えるかもしれませんが、この順番で進めたほうが、結果的にAIもちゃんと活きます。整理されていない業務にAIを乗せても、散らかったものが速く散らかるだけになりがちです。

さいごに

AIはとても便利な道具です。うまく使えば、業務は確実に楽になります。

ただ、AIを入れること自体が目的になってしまうと、本当に解決したかった課題が置き去りになってしまいます。「AIで何かできないか」と考えたときこそ、一度「その業務、本当にAIが必要か？」と問い直してみてください。

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