フリーランス・個人事業主の領収書の書き方・もらい方！発行方法や管理方法を解説！

「そもそも領収書は何のために必要なの？」
「領収書の書き方や保管方法は決まりがあるの？」

フリーランスになろうと考えている方は、上記のような疑問を感じる方も多いでしょう。

フリーランスにとって領収書は経費を証明する大切な書類であり、領収書の正しい書き方や保管方法を知っておくことは極めて重要です。そして領収書の知識を深めることで、節税対策にもつながります。

この記事を読むと領収書の正しい知識が身につき、節税対策に大いに役立つでしょう。

本記事では、フリーランスにおける領収書に関して、以下の流れで説明していきます。

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また、フリーランスになるにはどのような流れになるか、必要な手順が知りたい方は「フリーランスになるには？始め方や必要な手続き、事前準備など」をぜひ参考にしてください。

フリーランス・個人事業主における領収書の役割

領収書とは？

領収書は金銭の受領を証明する証憑（しょうひょう）書類の一種です。証憑書類とは取引があったことを証明する書類であり、領収書を発行・受領することは「金銭の受け取りがあった」ことの証拠になります。

万一、取引先から支払った代金を再度請求された場合、領収書があると抗弁できますし、税務調査が入った場合も自己の抗弁を裏付ける証拠の役割を果たします。また、領収書は経費の証明になり、所得を減らして節税をするうえで大切になってきます。

経費の証明になる

領収書を受領すると金銭を相手方に支払ったことの証拠になり、経費の証明になります。支払った金銭を経費として計上するには領収書が必要であり、領収書があると経費を増やして課税所得を少なくすることができます。

経費を増やして課税所得を少なくすることは、フリーランスの節税対策の基本です。その理由は、所得税や住民税は課税所得に対してかかるため、経費を増やして課税所得を少なくすると税額も少なくなるからです。

（収入－必要経費－各種所得控除）× 所得税率－控除額＝所得税額

上記は所得税の計算式であり、「（収入－必要経費－各種所得控除）」の部分が課税所得になります。この計算式から明らかなように、必要経費を増やすと課税所得が少なくなり、結果的に税金も安くなることがわかります。

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フリーランス・個人事業主の領収書の書き方｜発行方法

フリーランス・個人事業主は領収書をもらうだけでなく、自分で発行することもあります。取引先や顧客に領収書を発行することはフリーランス・個人事業主の義務であり、正しい書き方を知っておくことが必要です。

領収書の書き方のポイントは以下の通りです。領収書を発行する際は以下のポイントを押さえておくと、証憑書類になる正確な領収書を発行できるようになります。

①日付

領収書を発行する際は「日付」を必ず記載しなければなりません。

日付はその日に代金を受領したという証拠になるため、基本的には代金を受領した日を記載します。領収書に日付を記載する際は「年月日」を省略せずに記載することが必要です。

日付の正しい書き方は以下の通りです。

上記のように、年月日がきちんと記載していれば問題ありません。年号は西暦・和暦のどちらでも大丈夫です。

②宛名

自分の名前か屋号を記載

領収書の宛名は、基本的には代金を支払った人や企業の名前を記載します。宛名は領収書の上部に書くのが一般的で、正式名称を記載することが基本です。正式名称を記載しないと、証憑書類として認められない場合があります。

代金を支払った人が個人事業主の場合、基本的には個人名を記載するだけで良く、屋号がわかる場合は屋号と個人名の両方を記載しておくと完璧です。代金を支払った人が法人の場合は、会社名などを正確に記載します。

「上様」は避ける

領収書の宛名を書く際には、「上様（うえさま）」は避けるべきです。その理由は、上様だと実際に取引があったことを正確に証明できず、証憑書類にならないケースがあるからです。ただし、宛名が上様の領収書であっても日常の経理処理は問題なく行えます。

確定申告の手続きでは領収書の提出は不要なので、宛名が上様であっても問題ありません。しかし、税務調査が入った場合は領収書の提示が求められるので、その際に宛名が上様だと実際に取引があったことを客観的に証明することはできません。

このように、領収書の宛名が上様だと証憑書類にはならない場合があるため、領収書の宛名は正式名称を記載することが必要です。なお、下記の5種類の業種は例外として、領収書の宛名が上様であっても法的には有効になります。

「（株）」は避ける

法人に対して領収書を発行する場合、「（株）」は避けるべきです。領収書には正式名称を記載しなければならず、本来は「株式会社」と書くところを「（株）」と省略するのはマナー違反になります。

株式会社以外の法人も同様で、合同会社を「（同）」、有限会社を「（有）」、医療法人を「（医）」、財団法人を「（財）」と書くのはマナー違反です。漢字の略語だけでなく、「カ）」「ユ）」などのカナ略語も同様です。

なお、会社に対して領収書を発行する場合は、前株、後株を間違わないように注意しましょう。例えば「株式会社〇〇」が正式名称であるのに、「〇〇株式会社」と記載するとマナー違反だけでなく、証憑書類にならない場合があるので注意が必要です。

③金額

領収書は金銭を受領したことを証明する書類であるため、金額は間違いなく正確に記載することが必要です。金額は領収書の最重要事項であるため、領収書の中央部の目立つ場所に大きく記載するようにします。

なお、領収書の金額は「税込み」の金額を記載することが必要です。消費税額を別途記載する必要はありませんが、もし相手方から求められたら金額とは別枠で「うち消費税〇円」と記載するようにします。

また領収書に金額を記載する際は、改ざんを防ぐための決まりがあります。

まず、金額の先頭には「￥」や「金」と書き、金額の末尾には「※」や「－」、「円也」と記載します。そして、金額には3桁ごとにカンマ区切りをすることが必要です。

上記が正確な金額の書き方の一例です。改ざんを防ぐため、記号と数字の間は詰めて、後で数字を付き足せないようにしておきます。数字は丁寧に書き、0と6などは特にわかりやすく丁寧に書くようにします。

④但し書き

できるだけ具体的に書く

領収書には金額の下に「但し書き」の欄があります。但し書きの欄には「何に対する支払いなのか」をできるだけ具体的に書くことが必要です。

但し書きの書き方は「但、○○代として」と書くのが基本です。例えば、ホームページの制作代金を受領した場合だと「但、ホームページ作成料として」と書くようにします。

複数の商品を販売した場合は「代表的なもの＋他」と書くと良いでしょう。例えば、印刷会社が販促チラシ10,000枚とキャンペーン用ポスター1枚の代金を受領した場合だと、但し書きに「但、販促チラシ10,000枚他の制作代として」と書くようにします。

「お品代」などは避ける

領収書の但し書きに「お品代」「品代」「お品物代」と書くことは避けるべきです。「お品代」だと取引の内容が不明瞭なので、証憑書類として認められない場合があります。

「お品代」であっても日常の経理処理はできますが、万一、税務調査が入った場合は何を購入したのかを客観的に証明することはできません。

また日常の経理処理でも、「お品代」だと経理担当者はどの勘定科目で経費計上をしたら良いのかわからず混乱してしまいます。領収書を有効な証憑書類とするためにも、日常の経理処理を円滑に行うためにも、但し書きはできるだけ具体的に書くことが大切です。

⑤金銭受領者名

領収書の金銭受領者名は、金銭を受け取って領収書を発行した人や法人の氏名・社名を正確に記載します。領収書の発行者が個人事業主の場合、屋号がある場合は屋号と個人名の両方を記載し、屋号がない個人事業主やフリーランスは個人名を記載します。

個人事業主やフリーランスは独立開業時にゴム印を作ることがありますが、金銭受領者名は手書きでもゴム印でもOKです。どちらの場合も、金銭受領者名に個人印または屋号印を押印するようにします。ただし、捺印しなくても領収書として認められます。

⑥住所・連絡先

フリーランスや個人事業主が領収書を発行する場合、住所・連絡先は基本的には記載するようにします。住所・連絡先の刻印があるゴム印がある場合は、ゴム印を押しておけば問題ありません。

フリーランス・個人事業主の中には個人情報の漏洩を避けるために、住所・連絡先の記載を避けたい場合があります。その場合は、住所・連絡先を領収書に記載する必要はなく、住所・連絡先がなくても領収書として認められます。

ただし屋号がある個人事業主の場合は、住所・連絡先は記載しなくても最低限、屋号は領収書に記載することが望ましいです。屋号を記載しておくと取引先や顧客からの信頼性が増し、事業の信用力の強化につながります。法人成りを目指している場合はなおさらです。

⑦収入印紙

金額が5万円（税抜）以上の領収書を発行する場合、領収書に収入印紙を貼ることが必要です。収入印紙とは国が発行する証票で、収入印紙を領収書に貼ると印紙税を納めたことになります。なお、領収書に収入印紙を貼る場合は消印（割印）をします。

収入印紙は切手のような証票で、切手と同じように裏面に糊が付いています。水に濡らすと貼れるので、領収書に貼る際には糊がなくても大丈夫です。収入印紙はコンビニや郵便局などで販売しており、金券ショップだと額面よりも安い金額で購入できます。

収入印紙の貼付は、金額が5万円（税抜）以上の領収書を発行する場合に必要ですが、領収書の金額によって貼付する収入印紙の金額が異なります。もし、領収書に収入印紙の貼付を忘れると過怠税がかかり、本来の3倍の金額を徴収されるので注意が必要です。

その他の注意点として、収入印紙を貼付する金額は「税抜」で決まることがあります。合計額のみの記載であれば額面、消費税の額に記載があり、税込み価格と税抜き価格の表記があれば税抜き価格で判断します。

⑧捺印・印鑑

領収書に捺印することは義務ではなく、捺印しなくても領収書として認められます。捺印は日本の古くからの文化であるため、領収書に捺印するケースは多いですが、捺印しなくても法的には何ら問題ありません。

ただし、収入印紙を領収書に貼付する場合は消印（割印）が必要です。もし、消印を忘れると収入印紙と同じ額の過怠税が課されます。200円の収入印紙の場合だと過怠税が200円徴収されるので、消印を忘れないように注意します。

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フリーランス・個人事業主の領収書のもらい方｜管理・保管方法

フリーランス・個人事業主にとって領収書は大事な書類なので、大切に保管することが必要です。領収書を紛失すると経理処理に支障を来すだけでなく、万一、税務調査が入った場合は証拠の提示が困難になってしまいます。

フリーランス・個人事業主が領収書をもらったら、以下の方法で大切に保管しましょう。

税務調査に備えて保管、提出の必要はない

領収書は日常の経理処理や確定申告書を作成する際に必要になります。しかし、確定申告書を提出する際に領収書の添付は不要で、白色申告・青色申告を問わず、領収書を税務署に提出する必要はありません。

ただし、税務署から問い合わせがあった時や税務調査が入った場合は領収書の提示が求められるため、領収書は大切に保管しておくことが必要です。必要な時にすぐに取り出せるように保管しておくと、いざという時に慌てずに済みます。

ファイルや段ボール箱に保管する

領収書はファイル（ルーズリーフバインダー）に保管すると、チェックがしやすく紛失も防げます。

領収書の枚数が少ない場合は、日付順にノートやスクラップブックに貼るという方法もありですが、枚数が多いと非常に面倒です。そこで、領収書は月別や勘定科目別に分類して、ルーズリーフバインダーに保管すると良いでしょう。

なお正しく保管さえできていれば、段ボール箱に入れて保管するのもありです。しかし最低限、年度ごとには別の段ボールに保管するようにしておかないと、税務調査で提示を求められた際に探すのが手間となってしまうため気をつけましょう。

月別や勘定科目別に管理すると便利

領収書を保管する際は、月別や勘定科目別に管理すると便利です。このように分類しておくと領収書のチェックがしやすくなり、税理士に経理業務を代行してもらう場合も税理士は仕事がやりやすくなります。

経理処理が終わると、領収書を月別や勘定科目別にクリアファイルに入れ、領収書を入れたクリアファイルをルーズリーフバインダーに綴ると作業は完了です。領収書を勘定科目別に分類する際はよく使う勘定科目だけを分類しておき、残りは大雑把でも構いません。

7年間は保管する

フリーランスや個人事業主の領収書の保管期間は、白色申告だと5年間、青色申告だと7年間です。白色申告の場合は領収書の保管期間は5年間ですが、帳簿等の保管期間は7年間なので、領収書も帳簿等と合わせて7年間保管しておくとわかりやすいでしょう。

なお、青色申告の場合は領収書の保管期間は7年間ですが、前々年度の所得が300万円以下の場合は5年間でも良いとされています。ただし、青色申告も帳簿等の保管期間は7年間なので、帳簿等と合わせて7年間保管しておきましょう。

白色申告の場合、保管期間は5年間です。ただし、帳簿等は7年間の保管が必要とされていますので、合わせて保管しておくほうが無難でしょう。

青色申告の場合は、7年間が保管期間です。こちらも白色申告と同様、帳簿等は7年間の保管が必要となるため、まとめて保管しておきましょう。ちなみに、前々年度の所得が300万円以下の場合は、5年間でよいという例外もあります。

MakeLeaps「領収書の保管期間はいつまで？パターン別に注意事項までくわしく解説！」

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フリーランス・個人事業主の領収書に関するよくある質問

宛名がないとどうなる？

フリーランス・個人事業主が宛名のない領収書をもらった場合でも、経費計上は問題なく行えます。ただし、宛名のない領収書は証憑書類としては認められないため、税務調査が入った場合などに支障が出ます。

領収書を受け取る際には宛名が正しく書かれているかをチェックして、正式名称が書かれていない場合は正式名称を書いてもらうようにその場で依頼しましょう。なお、小売業や旅客運送業などの5業種が発行する領収書は、宛名が書かれていなくても問題ありません。

自分で書くのもあり？

領収書の作成は発行者しかできません。白紙の領収書に自分で書くと「有印私文書変造罪」という犯罪行為になります。有印私文書変造罪が成立すると、3月以上5年以下の懲役刑に処せられるので、白紙の領収書に自分で書くのは厳禁です。

なお、実際に支払った金額を書いたとしても税務調査では筆跡鑑定が行われるので、領収書を偽造したことはバレてしまいます。もし宛名などが空白の領収書をもらった場合でも、領収書を自分で書くことは避けましょう。

領収書とレシートの違いは？

領収書とレシートの税務手続き上の違いは特になく、どちらも「金銭の受領書」として認められています。例えば、スーパーやコンビニで買い物をした場合は、改めて領収書を書いてもらわなくてもレシートが領収書になります。

また、領収書とレシートは同じものなので、改めて領収書を発行するとレシートは回収されます。その理由は、レシートを回収しないと領収書を二重発行したことになるからです。

受取書とはその受領事実を証明するために作成し、その支払者に交付する証拠証書をいいます。したがって、「受取書」、「領収証」、「レシート」、「預り書」はもちろんのこと、受取事実を証明するために請求書や納品書などに「代済」、「相済」とか「了」などと記入したものや、お買上票などでその作成の目的が金銭又は有価証券の受取事実を証明するものであるときは、金銭又は有価証券の受取書に該当します。

国税庁『No.7105 金銭又は有価証券の受取書、領収書』

領収書と預かり証の違いは？

預かり証は、前払金などを受け取った場合に発行される書類です。領収書と預かり証の違いは、領収書は所有権が移転した時に発行されるのに対して、預かり証は所有権が移転する前に発行される点です。

しかし、所有権は移転していなくても金銭の支払いはあるので、預かり証でも領収書と同じ役割を果たせます。基本的には預かり証も領収書と同じようなものですが、法的には微妙な点があるので、判断に迷った場合は税理士などに問い合わせることをおすすめします。

フリーランス・個人事業主で領収書や税金対策に関する知識をつけたい方は？

ここまで、フリーランス・個人事業主における領収書の役割について説明しましたが、実際の税務や会計は非常に複雑で、書籍やインターネットで調べてもわからないことが数多くあります。

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