面倒な業務の代名詞である請求業務、、、

 

今回は私が実際にクライアントに依頼を受けて開発をした請求書の発行、メール送信をGASで自動化システムについて、詳細とこだわりポイントについてご紹介します！

 

実際にどんな感じになるかはサンプルのスプレッドシートをご覧ください　

※ボタンを押してもプログラムは実行しません

https://docs.google.com/spreadsheets/d/1MAl9HgQ-h3aNJNzHdAk0LZCBov2RMRrxdZsiieS3rPc/edit?usp=sharing

 

使い方、処理手順

処理の流れは

①請求書のスプレッドシートを作成する

②請求書のスプレッドシートをPDF化する

③クライアントにメール送信する

 

 

①請求書のスプレッドシートを作成する

ボタン「請求書スプシ作成」を押すとプログラムが実行します。

 

■売上一覧、顧客一覧からデータを取得

 

～～～顧客人数分繰り返し実行

■新しいスプレッドシートを作成し、シート「請求書フォーマット」をコピー

■コピーされたシートに、顧客ごとの顧客情報、売上情報、必要事項を入力

■シート「請求書一覧」に請求情報、スプレッドシートURLを張り付ける

～～～繰り返し処理終了

 

 

②請求書のスプレッドシートをPDF化する

ボタン「請求書PDF作成」を押すとプログラムが実行します。

 

■シート「請求書一覧」からデータを取得

 

～～～顧客人数分繰り返し実行

■作成したスプレッドシートをPDFに変換

■シート「請求書一覧」の該当する行のスプレッドシートの隣に、PDFのURLを張り付ける

～～～繰り返し処理終了

 

★こだわりポイント

スプレッドシート作成⇒PDF化を一括で自動処理しない方法がおすすめです。

請求書に修正を加えたい場面が多々あるかと思います。

その際にはスプレッドシートURLを開いて修正後に、PDF化を実行することで、修正後のPDFを作成することができます。

 

 

③クライアントにメール送信する

ボタン「メール送信」を押すとプログラムが実行します

 

■シート「請求書一覧」からデータを取得

 

～～～顧客人数分繰り返し実行

■「配信停止」にチェックがついていない場合、クライアントにメールで作成したPDFのURLを送信

　　★メールテンプレートで作って送信も可能です

■送信終了したら、「配信済」に”済”、「配信日」に現在時刻を張り付ける

～～～繰り返し処理終了

 

★こだわりポイント

列「配信停止」をチェックすることで、送信する対象を選択することができます。

 

 

こんな方にお勧め

集計で独自のルールがあり、汎用的な請求書管理システムでは難しいという方にお勧めです。

私にお任せ頂ければ、ご要望に合わせてカスタマイズした自動化システムを開発可能です。

ご興味がある方は是非お声がけください。

 

 

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