こんにちはGASエンジニアの岡田です。

今回は手動でするのは大変で、抜け漏れが発生しやすい業務の定番！

CSVダウンロード＆コピペの手間から解放してくれる「Gmailで特定の件名のメールを取得して、スプレッドシートでリスト作成」ご紹介していきます。

 

外部フォームサービスでも、Googleフォームとスプレッドシートのような連動を作ることができる

外部フォームサービス（ホームページの問い合わせや、予約フォームなど）を送信すると、その内容がGmailにメールで送られてくる設定していて、送られてくるメール内容を見て対応するという業務フローで実施されている方は多いかと思います。

 

そんなときに面倒なのがデータの集計業務です。

外部フォームサービスの場合、データを取得しようとすると毎回CSVダウンロードして、スプレッドシートに貼り付けるという業務が発生します。

頻繁に最新のデータを扱いたい方にとっても、これは結構しんどいものとなります。

 

一方Googleフォームは、フォームで回答したら、すぐにスプレッドシートにリンクされるので非常に便利です。CSVダウンロード＆コピペ一切不要で、リアルタイムでデータを集計していくことが可能です。

 

今回紹介する「Gmailから特定の件名のメールを取得して、スプレッドシートにリスト化」は、外部フォームサービスであっても、Googleフォームとスプレッドシートと同じような連動性を作り、リアルタイム集計が可能になる！というものになります。

 

Gmailからメールを取得して、スプレッドシートに貼り付ける

GoogleAppsScriptを使うと、Gmailから検索条件に一致するメールを取得することが可能です。

検索条件は、以下の画像のようにGmail画面で検索条件を設定するのと全く同じことがGASで実現できます。

 

 

GASで検索条件を設定したプログラムを作り、30分に1回GASが実行するというように設定してあげれば、これで完全自動化一丁上がりです！

あとは定期実行するGASにお任せすると、30分に1回、指定の条件でメールを検索して、新規のメールがあれば取得して、スプレッドシートに貼り付けを実行し続けてくれます！

 

 

拡張機能開発

今回のようにスプレッドシート上に、データベースを生成することが出来れば色々な機能拡張が可能になります。

データベースとは、構造化した情報またはデータの組織的な集合体

 

 

チャットに転送

ご依頼を頂いた会社様の背景とご要望

フィットネスを多店舗展開している会社様。

HPの問い合わせフォームで、お客様の申込をとっている。

本部が一括してお客様の対応をしてはおらず、店舗ごとにお客様の対応をしている。

外部フォームサービスの転送先が1つのメールアドレスになるので、全店舗でアドレスを共有しており、A店にとっては関係ないB店、C店の情報も届くようになってしまっている。

各店舗に、その店舗の情報だけが届くようにしたい。

チャット主体で業務をしておりGmailを頻繁に見ることがないので、お客様からの問い合わせへの初動が遅れてしまいがちなので、申し込みがあった場合はチャットに転送してほしい

これはいろんな会社でお困りの内容ではないかなと思います。

GASを使えば、外部フォームサービス⇒スプレッドシートへの連動の延長戦上で、

Gmail、ChatWork、Slackなどのチャットサービスへの転送も可能です！

 

 

お問い合わせフォームを起点として顧客管理アプリの開発

「外部フォームサービス⇒Gmail受信⇒GASでメール取得、スプレッドシートに貼り付け」
によって、スプレッドシートには、お問い合わせのデータベースを作成することができます。

データベースがあるということは、AppSheetでアプリ化していくことができるということになります！

 

『申込フォーム⇒顧客管理アプリ』

実際にデータ入力も可能なので、是非お試しください。

 

 

以上、「Gmailからメールを取得して、スプレッドシートでリスト作成」でした！

データベースがあれば、要望に合わせて様々な拡張機能を開発していくことができますが、

逆にデータベースがなければ拡張機能を開発していくことは出来ないので、データベースを作るという発想が重要になります。